Modèles de communication — Mode Équipe Sobr.ia (CSE + salariés)

Deux emails prêts à adapter avant la mise en service du Mode Équipe : (A) information-consultation du CSE, (B) annonce aux salariés.

Mode d’emploi : remplacer les champs [entre crochets], vérifier que les valeurs annoncées (seuil de k-anonymat, durée de rétention) correspondent à votre configuration réelle (config list, cf. deploiement-equipe.md §7), joindre les annexes.

⚠️ Ces modèles sont une aide opérationnelle, pas un conseil juridique : à faire valider par votre juriste ou votre DPO avant envoi. Le cadre de référence (L2312-38, L1222-4, registre RGPD art. 30) est rappelé dans team-aggregator.md § « Privacy et conformité (ADR-0015 — C38) ».

Modèle A — Information-consultation du CSE

Objet : Information-consultation du CSE — projet de déploiement d’un outil de mesure de l’empreinte environnementale de l’IA (Sobr.ia Mode Équipe)

Mesdames, Messieurs les membres du CSE,

Conformément à l’article L2312-38 du Code du travail, nous vous informons et vous consultons sur le projet de déploiement de l’outil Sobr.ia Mode Équipe au sein de [Entreprise], envisagé à compter du [date].

1. Contexte et finalité

L’usage d’assistants d’IA générative (ChatGPT, Claude, Gemini, etc.) se développe dans l’entreprise. Sobr.ia permet d’en estimer l’empreinte environnementale (énergie, gCO₂eq) et le volume d’usage, afin de :

piloter notre budget et notre trajectoire environnementale (démarche RSE, reporting CSRD le cas échéant) ;
objectiver nos choix d’outils et de modèles d’IA, et sensibiliser à un usage plus sobre.

La finalité est exclusivement le pilotage budgétaire et environnemental de l’usage de l’IA générative. L’outil n’est pas un dispositif d’évaluation des salariés et ne sera pas utilisé à cette fin ; sa conception même l’empêche (voir garanties ci-dessous).

2. Fonctionnement

Chaque salarié volontaire installe une extension de navigateur qui estime localement, sur son poste, l’empreinte de ses requêtes d’IA. Seules des métriques techniques sont transmises à un serveur interne à l’entreprise ([URL du serveur]) — aucun éditeur tiers, aucun cloud externe ne reçoit de données.

3. Données traitées

Collecté : le modèle d’IA utilisé, des compteurs de volume (tokens), l’estimation d’énergie et de gCO₂eq associée, l’horodatage, et le compte interne du salarié enrôlé.
Jamais collecté : le contenu des conversations (prompts et réponses), l’historique de navigation, les frappes clavier, les fichiers. Ces données ne quittent jamais le poste de travail.

4. Garanties techniques (appliquées côté serveur, non contournables par l’administrateur)

Ces règles sont documentées publiquement dans la décision d’architecture ADR-0015 du projet, jointe au présent dossier :

Agrégats anonymes (k-anonymat) : aucune statistique d’équipe n’est affichée si moins de [5] salariés sont actifs sur la période consultée ;
Anonymat individuel par défaut : aucun salarié n’apparaît nommément dans les vues administrateur. Seul le salarié peut, depuis son espace personnel, activer (et désactiver à tout moment) un partage identifié — l’administrateur ne dispose d’aucun moyen de l’activer à sa place ;
Pas de surveillance fine : granularité administrateur limitée à la journée et à l’équipe ; aucune vue par heure ni par contenu ;
Transparence individuelle : chaque salarié accède à l’intégralité de ses propres données depuis son espace « Mon usage » ;
Rétention limitée : suppression automatique des données de plus de [730 jours / 24 mois] ;
Participation volontaire : l’enrôlement requiert une action du salarié (installation de l’extension et saisie d’un code individuel).

5. Conformité

Le traitement sera inscrit au registre des traitements (art. 30 RGPD) avec la finalité indiquée au point 1. L’information individuelle préalable des salariés (art. L1222-4 C. trav.) sera assurée par une note dédiée avant toute mise en service ([projet joint]). Référent : [DPO / référent données personnelles, contact].

6. Calendrier et consultation

Nous proposons l’examen de ce projet lors de la réunion du [date]. Nous vous remercions de bien vouloir rendre votre avis dans les conditions prévues à l’article L2312-15 et restons disponibles, en amont, pour toute question ou démonstration de l’outil.

Pièces jointes :

fiche technique de l’outil (docs/operations/team-aggregator.md) ;
décision d’architecture ADR-0015 (k-anonymat, opt-in, rétention) ;
projet de note d’information aux salariés (modèle B ci-dessous).

[Prénom Nom] [Fonction] — [Entreprise] [Contact]

Modèle B — Annonce aux salariés

Objet : Mesurer l’empreinte environnementale de nos usages d’IA — lancement de Sobr.ia (participation volontaire)

Bonjour à toutes et à tous,

À partir du [date], [Entreprise] met à disposition Sobr.ia, un outil qui estime l’empreinte environnementale (énergie, CO₂eq) de nos usages d’assistants d’IA (ChatGPT, Claude, Gemini…). Objectif : disposer de chiffres d’équipe fiables pour notre démarche [RSE / CSRD / de sobriété numérique] — pas de surveiller qui que ce soit. Le CSE a été consulté le [date].

Ce qui est mesuré

le modèle d’IA utilisé, le volume des échanges (tokens) ;
l’estimation d’énergie et de gCO₂eq correspondante, avec l’horodatage.

Ce qui n’est jamais mesuré, ni transmis

le contenu de vos conversations (questions et réponses) — il ne quitte jamais votre poste ;
votre historique de navigation, vos frappes clavier, vos fichiers.

Les données partent uniquement vers un serveur interne à l’entreprise ([URL du serveur]) — aucun prestataire externe.

Vos chiffres restent anonymes par défaut

Les tableaux de bord d’équipe n’affichent que des agrégats anonymes, et uniquement si au moins [5] personnes sont actives sur la période — en dessous, rien n’est affiché du tout.
Personne (pas même l’administrateur) ne voit vos chiffres individuels. Si vous le souhaitez, vous pouvez activer un « Partage identifié » depuis votre espace personnel : ce choix est désactivé par défaut, vous appartient en propre, et reste réversible à tout moment.
Vous voyez l’intégralité de vos propres données dans votre espace « Mon usage ». Tout est automatiquement supprimé au bout de [24 mois].

Comment participer (≈ 3 minutes, volontaire)

Installez l’extension Sobr.ia ([Chrome / Firefox / Edge — lien interne]).
Ouvrez [URL du serveur] dans votre navigateur et acceptez le certificat interne [Option B : cette étape disparaît si vous utilisez un certificat public — supprimer la mention].
Dans l’extension : Options → Mode Équipe → collez [URL du serveur] → « Vérifier » → « S’enrôler ».
Saisissez le code à 12 chiffres que [contact / votre manager] vous transmettra individuellement, et choisissez un mot de passe personnel.

La participation est volontaire : sans enrôlement de votre part, rien n’est mesuré sur votre poste.

Questions ?

Technique (installation, code, certificat) : [référent IT, contact].
Données personnelles : [DPO / référent, contact] — et la documentation de l’outil est consultable ici : [lien interne vers la doc].

Merci de votre participation — chaque mesure rend nos chiffres d’équipe plus justes et nos décisions plus sobres.

[Prénom Nom] [Fonction] — [Entreprise]

Check-list avant envoi

Valeurs [5] (k-anonymat) et [730 jours / 24 mois] (rétention) alignées sur config list (sinon, ajuster l’un ou l’autre).
URL du serveur définitive (Option A : hostname du cert ; Option B : nom public — cf. deploiement-equipe.md).
Registre des traitements mis à jour (art. 30 RGPD) — voir team-aggregator.md § « Obligations du déployeur (France) ».
Relecture juriste / DPO effectuée.
Avis du CSE recueilli avant l’envoi du modèle B.
Canal de distribution individuel des codes choisi (jamais de liste de codes en clair sur un espace partagé).